一、來訪登記管理信息系統需求
為進一步提貴司的管理水平、效率及服務檔次， IC卡來訪登記管理信息系統是將入口實行集中化、科學化、現代化的統一管理。實現以人為本的管理，并達到安全方便的操作、運行成本低廉的目的。
二、系統建設需求
1、在貴司門崗設置來訪登記管理信息系統，制作臨時來訪人員臨時出入憑證；
2、來訪登記管理信息系統可自動掃描臨時人員有效證件，并對于標準證件可以自動讀取文字和圖像信息，自動生成臨時來所人員接待登記表，并可立即發行IC卡來訪登記憑證；
3、系統界面輸入內容除被訪人資料外，其余信息為數據庫事先錄入的所內人員基本信息，使用時采用下拉菜單選擇；
4、來訪登記管理信息系統可按照設定條件生成來訪人員報表，管理人員可隨時調閱進出記錄，進行跟蹤查詢。
5、來訪登記管理信息系統具備手動錄入隨行車輛登記信息欄目
6、辦證自動生成辦證時間、手動錄入來訪提醒限制時間
7、受訪人聯系業主、手機自動生成
8、業主卡內包含持證人姓名、每個樓層的每戶業主單位、職務、辦公電話、手機及有效使用期限等信息
9、大樓經常有訪客進入，這時可以使用在大廳前設置的自助服務終端，訪客自助取卡，取卡時，需要跟待訪單位的人員確認，才能取得合法通行的IC卡，訪客通過閘機時刷卡確認身份后，進入大樓 。
10、來訪系統可自動掃描來訪人員身份證，采用國家公安部授權的IC卡身份證閱讀設備，保證二代身份證識別率100％（證件無損壞的情況），能直接把身份證中的相關信息讀入來訪登記系統內，無需任何操作，自動生成來訪人員記錄。
11、來訪系統配備即時拍照設備，對于持非標準身份證件（如駕駛證、船員證、工作證等）的來訪人員可在辦理來訪登記手續時同時拍攝電子“人臉照”并自動在來訪人員記錄上形成。
12、來訪登記信息系統具有自動撥打內部人員的手機或分機號碼的功能。此功能可根據需要開通或屏蔽不用
13、來訪人員記錄上可手動錄入或自動形成有被訪人員姓名（采用下拉菜單選擇）、所屬部門或單位名稱（采用下拉菜單選擇）、職務、辦公電話及手機；來訪人員記錄中包含的信息有：來訪人員“人臉照”、姓名、所屬單位、手機號碼，來訪及結束時間，來訪目的，同行人數，隨身攜帶物品，駕駛的車輛信息（車輛信息可從停車場管理系統中直接傳送錄入），廠外停車場出入證或廠內車輛臨時通行證編號，累計來訪次數，在貴司違章考核記錄，所繳納押金或證件等信息。來訪人員記錄可生成報表并可隨時調閱。
14、來訪系統能自動記錄證件每次被電子道閘掃描的時間。
15、來訪系統具有證件使用到期報警功能，如果證件過期，無法通過道閘。
16、來訪系統可自動儲存來訪人員資料信息，并可隨時調出至新的來訪人員記錄上。能夠將所有來訪人員進出情況詳細的記錄下來。
17、來訪登記管理系可設置各級進入權限，各級管理人員應經授權并憑密碼才能登陸系統并根據權限使用系統。一般情況下，辦證員只能辦理來訪證，辦理長期通行證必須有消防保安大隊部授權。
18、管理部門人員可以通過Web形式進行檢查來訪登記情況，并可以直接進行數據統計和打印報表。
19、系統界面輸入內容除被訪人資料外，其余信息為數據庫事先錄入的所內人員基本信息，使用時采用下拉菜單選擇。
20、系統應是全中文界面，界面清晰操作簡單、方便。
21、系統可以保存大量的原始圖像數據，具有很強的可追溯性；
22、數據存儲設備中的數據隨時可以備份，也可以消除一些過時的登記數據，以節省空間。
23、系統能自動統計各部門或單位已辦證人員數量、有效證件人員數量并生成報表。
三、系統功能簡介
隨著二代身份證的普及，該系統的具體功能包括如下：
1、
快捷鍵盤操作功能
本設備已經定義好的快捷功能鍵盤，用戶只需要照工作要求按擊鍵盤即可完成登記操作，比家電設備操作還簡單。
2、 證件掃描識別功能
采用最先進的軟硬件技術，掃描各種有效證件，做到人員、證件信息、照片三項統一，提高安全性。
3、IC身份證閱讀功能
采用國家公安部授權的IC卡身份證閱讀設備，直接把身份證中的相關信息通過IC卡感應讀入設備內，無需任何操作。
3、
數據存儲功能
本設備可以保存至少500萬條以上的來訪記錄，數據可以隨時備份，保證登記信息永遠不會遺失，可追溯性強；
4、
數據檢索統計功能
用戶可按照自身需要，設定各種條件，對以往的登記數據進行快速檢索和高效統計；
5、
黑白名單管理功能
為了加強對來訪者身份管理，產品還可以對某些身份進行黑白名單管理，對于某些經常來訪者，就可以設置成白名單人員；對于某些可疑者或不受歡迎者，則可以將其設置成黑名單人員，以便下次來訪即時報警；
6、
憑條格式修改功能
會客憑條的打印可以根據客戶要求進行任意修改，包括打印內容、打印憑條紙質類型、打印憑條大小尺寸等，會客憑條可以自動打印；
7、
設備聯網功能
可以網絡化管理，網絡連接機器數量不受限制，數據集中管理，所有登記數據可以通過網絡進行實時共享
，方便來訪人任意選擇進出口；
8、
自動電話撥號功能
能夠自動撥打被訪人電話號碼，無需按鍵撥打電話；
9、
攝像圖片保存功能
本系統能夠在登記過程的同時現場拍攝人像，并將拍攝照片進行保存；
四、系統功能模塊
整個系統將包括來訪登記子系統、出門注銷子系統、登記數據管理子系統等。
系統功能大致劃分，如下圖所示：
五、自助服務終端介紹
型號：立式訪客一體機
科裝立式自助
訪客一體機是針對人流量大的寫字樓、政府行政機關研發的新型
訪客管理系統。該系統最大的特色是訪客可以自助登記，登記時間非常短。
訪客一體機可以和門禁、道閘控制系統、考勤系統相集合，同時實現訪客管理、門禁控制、電梯控制、員工考勤等多種功能。
